Turni salvati, cloni, assegnazioni su un periodo
Costruisci la settimana di sala, cucina, piano o notte su un calendario in cui ognuno ha la sua riga. Parti dai turni già salvati, dai lo stesso orario a più persone in un colpo e copi la settimana passata: a te resta la scelta di chi va dove, che è il lavoro vero.
Ti fa costruire il piano su un calendario, un reparto o una persona alla volta, partendo da turni già salvati invece che da un foglio vuoto. Quando lo pubblichi, ognuno riceve la notifica push, e le timbrature arrivano proprio su quei turni: il conteggio del mese comincia dal piano che hai fatto.
Apri un reparto e trovi solo le sue persone e i suoi turni. Con le deleghe il capo cucina pianifica la cucina senza entrare nella sala né nel resto dell'azienda.
Segui una sola riga e vedi mattine, notti e giorni di riposo di quella persona. Utile quando qualcuno ti chiede quand'è il suo prossimo giorno libero e non vuoi aprire tre fogli.
Il turno che assegni è quello su cui la persona timbra. Nessun secondo programma in cui ricopiare il piano: a fine mese il foglio presenze a turni parte da qui e conta i servizi coperti.
In sette passaggi. Tre li fai quando imposti il reparto, una volta per tutte: turni salvati, modelli con le pause, responsabili. Dal quarto in poi è il lavoro di ogni settimana: assegni, cloni, pubblichi e raccogli i cambi. Con il reparto impostato, la settimana nuova nasce dalla precedente.
Scrivi una volta gli orari fissi del reparto, per esempio mattina 7-15, pomeriggio 15-23 e notte 23-7. Da lì in poi li richiami invece di digitarli.
Un modello tiene insieme orario e pausa, come il turno di cucina 10-18 con la mezz'ora a metà. Quando lo assegni, la pausa è già dentro.
Ogni reparto ha responsabile e persone. La coordinatrice del piano notte prepara i turni della sua squadra; i permessi decidono chi può soltanto consultarli.
Scegli turno, persone e date, e l'assegnazione vale per tutto l'intervallo: per esempio quattro notti fisse per due settimane. Resta da riempire solo ciò che cambia.
La copi sulla successiva e sposti soltanto chi ha chiesto un giorno o chi rientra dalle ferie. È il passaggio che sostituisce il foglio Excel della domenica sera.
Quando la settimana è a posto la rendi visibile: parte una notifica push per ciascuno e i turni si consultano nell'app, dal browser o installata sul telefono.
Chi non può coprire un turno lo chiede dall'app, e tu approvi o rifiuti. Le richieste passano tutte da lì invece che da bacheca, Excel e chat. Il percorso fino al conteggio del mese è in come funziona.
Sono sette: turni predefiniti, modelli con pause, assegnazione multipla su un periodo, clonazione della settimana, reparti con responsabili e deleghe, pubblicazione con notifica push, richieste di cambio o annullamento. Notturni e spezzati non vanno impostati a parte: per il calcolo delle ore sono già regole previste.
| Opzione | Cosa imposti | Esempio in reparto |
|---|---|---|
| Turni predefiniti | Inizio e fine degli orari ricorrenti | 7-15, 15-23, 23-7 |
| Modelli di turno | Orario e pausa in un'unica voce | Cucina 10-18 con mezz'ora di pausa |
| Assegnazione multipla | Un turno, più persone, un intervallo di date | Quattro notti fisse per due settimane |
| Clonazione | Copia di una settimana sulla successiva | La settimana 38 fa da base alla 39 |
| Reparti e deleghe | Chi gestisce quale gruppo di persone | Il capo sala pianifica solo la sala |
| Pubblicazione | Quando il piano diventa visibile, con notifica push | Venerdì pomeriggio, per la settimana dopo |
| Cambi e annullamenti | Richieste del personale, decise dal responsabile | Due camerieri si scambiano un sabato sera |
Gli orari sono esempi: quelli del tuo reparto li scegli tu.
Prendiamo un nucleo di esempio con 16 persone tra OSS e infermieri, su mattina, pomeriggio e notte. La coordinatrice imposta le tre fasce una volta, assegna le notti fisse su due settimane, clona le settimane seguenti e ritocca solo ferie e cambi. Il mese dopo riparte dal clone, non da un foglio bianco.
Prima, con il foglio Excel
Con clockaro
Nucleo inventato per l'esempio: numeri e fasce non vengono da una struttura reale.
Non sceglie chi mettere in turno: non ha ottimizzazione automatica né previsione della domanda, quindi quante persone servono in ogni fascia lo decidi tu. Ti toglie la ricopiatura, così la settimana nuova parte dalla vecchia. Per le regole sui riposi tra un turno e l'altro c'è la guida sui riposi.
Domande frequenti
Sì. In Excel ogni settimana è un file nuovo e il piano va poi girato a mano sul gruppo. In clockaro la settimana si clona, i turni salvati si richiamano e la pubblicazione avvisa tutti con una notifica push. E a fine mese il piano non va riconfrontato con le presenze, perché le timbrature arrivano sugli stessi turni.
Uno che tenga sala e cucina come reparti separati, ciascuno col suo responsabile, e tratti gli spezzati tra pranzo e cena come regola. Con clockaro 30 persone che timbrano costano 210 € al mese, 7 € a testa, e il responsabile che compone il piano senza timbrare resta fuori dal conto. Prezzo finale: in fattura non si aggiunge IVA.
Sì, con l'assegnazione multipla su un periodo: scegli il turno, le persone e le date, e il turno vale per tutto l'intervallo. Serve per le notti fisse di un nucleo o per le aperture del sabato in sala. Le eccezioni le sistemi dopo, casella per casella, prima di pubblicare.
No, se non glielo concedi. Con le deleghe il responsabile gestisce le persone del suo reparto senza vedere il resto dell'azienda. Con oltre 25 permessi granulari stabilisci chi compone il piano, chi dà l'ok ai cambi e chi lo legge soltanto, e i ruoli si possono personalizzare.
Il piano è l'inizio: dopo vengono le timbrature e il conteggio del mese. Per tutti i moduli c'è la pagina funzioni, per il percorso completo come funziona, per il tabellone di fine mese il foglio presenze a turni, per i conti la pagina prezzi.
Il primo accesso guidato dura circa 2 minuti; poi salvi i turni del reparto, inviti le persone con un link e componi la settimana. Dalla seconda in avanti parti dal clone. Hai 15 giorni per provarlo con il tuo reparto, carta non richiesta: il tempo di pubblicare almeno due settimane vere prima di decidere.
Pianifica la prima settimana