Servizi da 1 o 0,5, lettere F/M/A, sei totali
Il foglio presenze turni mensile di clockaro ha una riga per persona e una colonna per giorno, come il tabellone che tieni in reparto. In ogni casella c'è un servizio coperto, intero o a metà, oppure la lettera di un'assenza. A riempirlo sono le timbrature arrivate sui turni pubblicati, non tu.
È il tabellone del mese in cui ogni giornata di ogni persona vale un servizio: 1 per il servizio intero, 0,5 per il mezzo servizio. Dove manca la presenza compaiono F, M e A, cioè ferie, malattia e assenza, e in fondo alla riga ci sono sei totali: presenze, trasferte, ferie, malattie, assenze e ritardi.
Il sabato sera era coperto? Quante notti ha fatto Davide? Un totale in ore non lo dice; il conteggio a servizi sì, in una riga.
F, M e A dicono perché quella persona non c'era: il giorno 30 non devi ricordare chi mancava il 12, né perché.
Il foglio nasce dai turni che hai pubblicato e dalle timbrature fatte su quei turni. Il piano costruito con la pianificazione turni e il conteggio del mese sono un unico dato: niente da ricopiare da un programma all'altro.
Qui sotto c'è una settimana di esempio di un nucleo con quattro persone tra OSS e infermieri, su mattina, pomeriggio e notte. Ogni casella porta un servizio o una lettera, e a destra si sommano servizi, ferie, malattie e assenze. Nel foglio vero la riga prosegue per tutti i giorni del mese.
| Persona | Lun | Mar | Mer | Gio | Ven | Sab | Dom | Servizi | F | M | A |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna · OSS, mattina | 1 | 1 | 1 | – | 1 | 1 | – | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Luca · OSS, pomeriggio | 1 | 0,5 | 1 | 1 | – | F | F | 3,5 | 2 | 0 | 0 |
| Sara · infermiera | 1 | 1 | M | M | 1 | – | 1 | 4 | 0 | 2 | 0 |
| Davide · OSS, notte | 1 | 1 | – | A | 1 | 1 | – | 4 | 0 | 0 | 1 |
| Totale del nucleo | 16,5 | 2 | 2 | 1 |
Dati di esempio, inventati. Il trattino è un giorno di riposo; M sta per malattia, non per mattina.
In cinque passaggi, e solo il primo è lavoro tuo: pubblichi i turni. Le persone timbrano su quei turni, le assenze compaiono con la loro lettera e le timbrature dimenticate si recuperano con una richiesta. A inizio mese apri il foglio, lo controlli e scarichi il foglio turni in Excel.
Pubblichi le settimane del reparto e ognuno riceve una notifica push: ogni casella del foglio ha ora un turno atteso.
Si timbra dal telefono, dall'app che si apre da un link, anche senza rete. A chi dimentica puoi mandare un promemoria programmato.
Nel foglio diventano F, M o A, e finiscono nei totali della riga.
Chi ha lavorato senza timbrare manda dall'app una richiesta di recupero: con il sì del responsabile la presenza viene creata, con le stesse regole orarie delle altre.
Apri il mese chiuso, controlli servizi e lettere e scarichi il foglio turni in Excel. Il percorso intero è in come funziona clockaro.
Sei numeri per persona, a fine riga: presenze, trasferte, ferie, malattie, assenze e ritardi. Servono a rispondere in pochi secondi alle domande del mese, per esempio quante malattie ha avuto il nucleo o chi arriva spesso dopo l'inizio del turno, senza scorrere trenta caselle una per una.
| Totale | Cosa somma | La domanda del coordinatore |
|---|---|---|
| Presenze | Le presenze registrate nel mese | Quante volte Anna è stata in servizio? |
| Trasferte | Le trasferte del mese | Chi ha lavorato fuori sede, e quante volte? |
| Ferie | Le giornate segnate con F | Quante ferie ha già preso Luca? |
| Malattie | Le giornate segnate con M | Il nucleo ha avuto un mese pesante? |
| Assenze | Le giornate segnate con A | Ci sono assenze da chiarire con qualcuno? |
| Ritardi | I ritardi rispetto al turno | Chi fatica a essere puntuale sulla notte? |
Domande di esempio.
Cambia chi lo compila. In Excel il coordinatore riporta a mano, giorno per giorno, quello che è successo, e a fine mese lo confronta con il piano. Con clockaro il foglio si riempie mentre le persone timbrano sui turni pubblicati, e a te resta solo il controllo.
Prima, il foglio in Excel
Con il foglio presenze a turni
Non si inventa i servizi: se qualcuno non timbra e non chiede il recupero, quella casella non conta finché non viene sistemata. Non ti avvisa da solo dei buchi di copertura né dei riposi troppo brevi, perché non sono funzioni documentate: quel controllo resta tuo. Le regole sono spiegate nella guida al riposo giornaliero e settimanale. Per sapere a chi va il servizio quando un collega copre un turno, c'è la scheda sui cambi turno.
Domande frequenti
Sì: in clockaro il turno che pubblichi e la timbratura che arriva sono lo stesso dato. Non serve un secondo programma per le presenze né un confronto a mano a fine mese, perché il foglio presenze a turni si compila da quello che succede sui turni. Costa 7 € al mese per chi timbra. Prezzo finale: in fattura non si aggiunge IVA.
1 è un servizio intero, 0,5 è mezzo servizio. Il foglio li somma per persona, così a fine mese leggi le coperture direttamente, senza trasformare le ore in turni con una calcolatrice. Nei 15 giorni di prova vedi come viene il conteggio sui turni veri del tuo reparto, prima di decidere.
Sì, il foglio turni si esporta in Excel, insieme agli altri riepiloghi mensili. Serve quando il documento deve arrivare a qualcuno che non entra in clockaro, per esempio la direzione della struttura. Di solito lo scarichi a inizio mese, dopo aver controllato servizi e lettere a schermo.
Non ha un prezzo a parte: rientra nei 7 € per utente al mese, e nel conto entra solo chi nel mese ha timbrato almeno una volta. Un nucleo di 16 persone costa 112 € al mese, e chi prepara il piano senza timbrare non si paga. Prezzo finale: in fattura non si aggiunge IVA. Gli altri esempi sono nella pagina prezzi.
Il foglio è l'ultimo anello: prima vengono il piano e la sua pubblicazione. Per costruire le settimane c'è la pianificazione turni, per il percorso completo come funziona, per le regole sui riposi la guida dedicata, per i conti del mese la pagina prezzi.
Già durante la prova. L'attivazione guidata richiede circa 2 minuti e i 15 giorni gratuiti non chiedono la carta di credito: il tempo di pubblicare due settimane, far timbrare il reparto e vedere servizi e lettere comparire nel foglio.
Prova il foglio presenze a turni