Sette passi, un solo tabellone
Prima prepari reparti e turni tipo, poi costruisci la settimana e la pubblichi con una notifica sul telefono di ognuno. Ogni timbratura si aggancia al turno pubblicato: a fine mese i servizi coperti risultano già contati, senza confronti a mano. Ecco i sette passi, con un esempio preso da sala e cucina.
Sono sette: attivi l'account, crei i reparti, prepari i turni tipo, componi la settimana, la pubblichi, il personale timbra e a fine mese apri il foglio presenze a turni. I primi tre si fanno una volta sola; gli altri quattro diventano la routine di ogni settimana e di ogni mese.
Al primo accesso indichi che tipo di attività gestisci: clockaro ti propone già i ruoli giusti per il settore, poi decidi in che modo il personale timbrerà. Ci vogliono circa 2 minuti, e i 15 giorni di prova partono senza carta di credito.
Sala, cucina, piano, notte: ogni reparto ha un responsabile che, con le deleghe, gestisce i suoi senza vedere gli altri. Il personale riceve l'invito via email, WhatsApp o link, e con oltre 25 permessi granulari decidi chi può fare cosa.
Salvi i turni che usi sempre, per esempio mattina 7-15, pomeriggio 15-23 e notte 23-7, e i modelli di turno con le pause. Per notturni e spezzati non servono eccezioni: sono regole del calcolo delle ore.
Cloni la settimana precedente, dai lo stesso turno a più persone per un intero periodo e cambi solo le caselle che si muovono: così funziona la pianificazione turni. Chi mettere dove lo decidi tu, clockaro ti toglie solo la ricopiatura.
Quando pubblichi, a ciascuno arriva una notifica push e sul telefono compaiono i suoi turni. Se qualcuno non può coprire un turno, manda dall'app una richiesta di cambio o di annullamento: il responsabile approva o rifiuta, senza telefonate da rincorrere.
Si timbra dal telefono con il pulsante Entra/Esci, oppure inquadrando il QR dinamico appeso in sede, e la presenza si registra sul turno che hai pubblicato. Per chi se ne dimentica ci sono i promemoria programmati e la richiesta di recupero.
Il tabellone del mese non somma ore: conta i servizi coperti, ciascuno da 1 o da 0,5, e segna le assenze con F, M e A, cioè ferie, malattia e assenza. In fondo ci sono sei totali, da presenze a trasferte, e il foglio turni si esporta in Excel. Dettagli nel foglio presenze a turni.
Prendi un ristorante di esempio con 14 persone tra sala e cucina. Il giovedì il responsabile di sala prepara la settimana dopo e la pubblica; da quel momento ogni cambio passa dall'app. Da lunedì ognuno timbra sui turni ricevuti, e a inizio mese i servizi coperti sono già nel foglio, pronti da controllare.
| Quando | Chi | Cosa succede in clockaro |
|---|---|---|
| Giovedì pomeriggio | Responsabile di sala | Clona la settimana in corso, sposta tre turni e pubblica quella successiva. |
| Subito dopo | Le 14 persone di sala e cucina | Ricevono la notifica push e trovano i turni della settimana sul telefono. |
| Sabato | Un cameriere | Chiede di annullare il turno di martedì sera; il responsabile approva e assegna quel turno a un collega. |
| Ogni giorno | Tutto il personale | Timbra entrata e uscita; alle 18 il promemoria raggiunge chi non ha ancora timbrato. |
| Mercoledì | Una cuoca | Ha dimenticato di timbrare l'uscita: chiede il recupero e il capo cucina approva. |
| Inizio del mese | Responsabile di sala | Apre il foglio presenze a turni, controlla servizi e lettere F/M/A e lo esporta in Excel. |
Dati di esempio, non un cliente reale.
Sì, ed è il principio su cui è costruito clockaro: turno pianificato e timbratura stanno nello stesso sistema. Non inserisci due volte le stesse persone, non esporti il piano per confrontarlo con un altro programma e a fine mese non incroci fogli a mano, perché il conteggio parte dai turni che hai pubblicato.
| Passaggio | Con Excel, bacheca e WhatsApp | Con clockaro |
|---|---|---|
| Preparare la settimana | Si rifà il foglio, spesso da zero | Si clona la settimana e si ritocca |
| Far sapere i turni | Foto del foglio nel gruppo | Notifica push alla pubblicazione |
| Gestire un cambio | A voce o in chat, e qualcuno non lo sa | Richiesta nell'app, approvata dal responsabile |
| Contare il mese | Confronto a mano tra piano e presenze | Foglio presenze a turni già compilato |
Domande frequenti
No. clockaro si apre dal browser con un link e, se vuoi, si installa sul telefono o sul computer come un'app, senza passare dagli store. Le notifiche push arrivano quando pubblichi il roster, e dalla stessa app il personale manda le richieste di cambio. L'interfaccia è in 6 lingue, comodo quando in cucina se ne parlano diverse.
Prima arriva il promemoria, se l'hai programmato: parte solo verso chi non ha ancora timbrato. Se nonostante l'avviso la timbratura salta, la persona ne chiede il recupero dall'app e, quando il capo cucina approva, la presenza viene ricostruita con le regole orarie già impostate. Da lì entra nel foglio di fine mese come le altre.
Sì. Il calcolo delle ore gestisce notturni e spezzati come regole, non come casi da sistemare: un turno dalle 23 alle 7 non va diviso a mano su due giornate, e lo spezzato tra pranzo e cena segue le stesse regole. Pause dedotte e arrotondamenti si applicano come li hai configurati.
Ogni tema ha la sua pagina: i passi 3 e 4 nella pianificazione turni, il passo 7 nel foglio presenze a turni, i moduli in funzioni. Per i conti ci sono i prezzi, per gli esempi di sala e cucina la ristorazione, per le regole sui riposi la guida.
L'elenco delle persone e i turni che fate già oggi. Il primo accesso guidato dura circa 2 minuti, poi inviti il reparto con un link e pubblichi la prima settimana. Con i 15 giorni di prova vedi arrivare sul tabellone due settimane di timbrature vere, senza aver lasciato la carta di credito.
Pubblica la tua prima settimana