Richiesta, decisione, servizio contato · Cambi turno e copertura servizi in RSA
Risposta breve. Fai passare ogni cambio da un solo posto. In clockaro pubblichi il piano e ognuno riceve una notifica push. Chi non può coprire un turno manda dall'app una richiesta di cambio o di annullamento. Il responsabile del reparto, o chi ha la delega, la approva o la rifiuta; se il turno resta libero, lo assegna a un collega sul tabellone. Chi copre timbra su quel turno. A fine mese il foglio presenze a turni conta i servizi, da 1 o 0,5, nella riga di chi li ha coperti e non di chi era scritto sul piano.
Sei passi tra la pubblicazione del piano e il conteggio di fine mese. Il cambio non si decide in corridoio né in chat: parte da una richiesta nell'app, passa sempre dalla decisione del responsabile e finisce nella riga di chi ha timbrato sul turno.
Componi la settimana del nucleo con i turni salvati e la settimana clonata, come nella pianificazione turni, e la pubblichi. Ogni persona riceve una notifica push e trova i suoi turni sul telefono: da qui in poi esiste una sola versione del piano. L'app si apre da un link, senza passare dagli store.
La persona apre il suo turno e manda una richiesta di cambio o di annullamento. La richiesta resta scritta, legata al turno a cui si riferisce. Così non ci sono accordi in corridoio né messaggi privati da ritrovare.
La decisione spetta al responsabile del reparto o a chi ha la delega. Con oltre 25 permessi granulari stabilisci chi dà l'ok ai cambi e chi può soltanto consultare il piano. La coordinatrice di un nucleo non vede gli altri reparti, se non glielo concedi.
Se approvi un annullamento, il turno libero lo assegni tu a un collega sul tabellone. clockaro non cerca il sostituto al posto tuo: chi va dove resta una scelta del coordinatore.
Si timbra dal telefono con il tasto Entra/Esci oppure, come percorso distinto, inquadrando il QR dinamico mostrato in sede. Se qualcuno dimentica l'uscita, chiede il recupero dall'app: con la tua approvazione, la presenza viene creata con le regole orarie di sempre. Qui trovi come funziona la timbratura sui turni.
Ogni persona ha una riga con i servizi coperti, da 1 o 0,5, le lettere F, M e A per ferie, malattia e assenza, e sei totali: presenze, trasferte, ferie, malattie, assenze e ritardi. Il foglio presenze a turni si esporta in Excel, ma non devi più costruirlo a mano.
In molte strutture il cambio turno con un collega nasce da un accordo tra due persone. In clockaro quell'accordo da solo non sposta niente: diventa una richiesta nell'app e passa dal responsabile, che decide e sistema il tabellone.
Il conteggio non segue il nome scritto sul piano. Il foglio presenze a turni si riempie con le timbrature fatte sui turni: se Luca copre il pomeriggio di Sara dopo il cambio approvato, quel servizio entra nella riga di Luca.
Se qualcuno lavora senza timbrare e non chiede il recupero, quella casella non conta finché non viene sistemata. È il motivo per cui, a fine mese, il foglio dice chi ha coperto davvero il servizio.
Prima, tra Excel e WhatsApp
Con clockaro
Prendi un nucleo con 16 persone tra OSS e infermieri, su mattina, pomeriggio e notte. Sara si ammala il giovedì e chiede l'annullamento del pomeriggio di sabato; la coordinatrice approva e assegna quel pomeriggio a Luca sul tabellone. A inizio mese il servizio di sabato compare nella riga di Luca, non in quella di Sara.
| Quando | Chi | Cosa succede in clockaro |
|---|---|---|
| Venerdì prima | Coordinatrice | Pubblica la settimana: le 16 persone ricevono la notifica push. |
| Giovedì | Sara, OSS | Si ammala e chiede dall'app l'annullamento del pomeriggio di sabato. |
| Giovedì sera | Coordinatrice | Approva e assegna il pomeriggio di sabato a Luca sul tabellone. |
| Sabato | Luca, OSS | Timbra entrata e uscita sul turno del pomeriggio. |
| Inizio mese | Coordinatrice | Apre il foglio: sabato vale 1 servizio nella riga di Luca, e Sara ha M nei giorni di malattia. |
Esempio ipotetico: nucleo, nomi e numeri sono inventati e non vengono da una struttura reale.
Con Excel e WhatsApp un cambio turno lascia tracce in quattro posti diversi: il foglio, la chat, la memoria di chi l'ha concordato e il foglio presenze rifatto a fine mese. In clockaro richiesta, decisione, timbratura e conteggio stanno nello stesso sistema, quindi non c'è niente da riconciliare.
| Momento | Con Excel, bacheca e chat | Con clockaro |
|---|---|---|
| Il piano esce | Foto del foglio nel gruppo | Pubblicazione con notifica push a ognuno |
| Qualcuno non può | Messaggio in chat, spesso privato | Richiesta di cambio o annullamento nell'app |
| Si decide | Un "ok" a voce, che qualcuno non sente | Approvazione o rifiuto del responsabile |
| Si lavora | Firma su carta o niente | Timbratura dal telefono sul turno |
| Si chiude il mese | Piano, chat e firme confrontati a mano | Foglio presenze a turni già compilato, servizi da 1 o 0,5 |
Ti toglie la ricopiatura e il confronto di fine mese; le scelte restano tue. In concreto:
Per controllare che tra un turno e l'altro restino almeno le ore di riposo previste dalla legge, usa la guida al riposo giornaliero e settimanale, con le fonti.
Il percorso è lo stesso: richiesta in app, decisione del responsabile di sala o del capo cucina, timbratura sul turno, servizio contato. Gli esempi con pranzo, cena e spezzati sono nella pagina ristorazione.
Domande frequenti
Il responsabile del reparto, o chi ha ricevuto la delega. Con oltre 25 permessi granulari decidi chi dà l'ok ai cambi e chi può soltanto consultare il piano. La coordinatrice decide sul suo nucleo e non vede gli altri reparti, se non glielo concedi.
No. Il cambio parte da una richiesta nell'app e la decisione spetta al responsabile o a chi ha la delega. Se approva un annullamento, è il responsabile ad assegnare il turno libero a un collega sul tabellone.
A chi l'ha coperto. Il foglio si riempie con le timbrature fatte sui turni, non con i nomi scritti sul piano. Se Luca copre il pomeriggio di Sara dopo il cambio approvato, quel servizio entra nella riga di Luca.
Chiede il recupero dall'app. Con l'approvazione del responsabile, la presenza viene creata con le regole orarie di sempre. Finché non succede, quella casella non conta. Per ridurre le dimenticanze puoi programmare dei promemoria.
1 è un servizio intero, 0,5 è mezzo servizio. Il foglio li somma per persona, così leggi le coperture del mese senza convertire le ore in turni.
I cambi non hanno un prezzo a parte: rientrano nei 7 € per utente al mese, e paghi solo chi nel mese ha timbrato almeno una volta. Un nucleo di 16 persone che timbrano costa 112 € al mese; chi pianifica e approva senza timbrare non costa. Prezzo finale: in fattura non si aggiunge IVA. Trovi altri esempi di costo per reparto nella pagina prezzi.
Fai passare ogni cambio da un solo posto. Pubblichi il piano in clockaro e ognuno riceve una notifica push; chi non può coprire un turno manda dall'app la richiesta di cambio o di annullamento, e il responsabile la approva o la rifiuta e, se il turno resta libero, lo assegna a un collega sul tabellone. Chi copre timbra su quel turno, e a fine mese il foglio presenze a turni conta i servizi, da 1 o 0,5, nella riga di chi li ha coperti.
Il cambio turno sta in mezzo a due pagine: prima c'è il piano, dopo il conteggio. Per costruire le settimane apri la pianificazione turni, per il tabellone del mese il foglio presenze a turni, per tutti i sette passi come funziona, per i conti la pagina prezzi.
Il primo accesso guidato dura circa 2 minuti. Poi inviti il reparto con un link e pubblichi la prima settimana. La prova dura 15 giorni, senza carta di credito, e alla scadenza non parte nessun addebito automatico.
Prova gratis 15 giorni